مستوفى گذشته از سواد دستورالعمل قلمرو خود ، از دستورالعملهاى قلمرو ساير مستوفيها هم سوادى برداشته و دفترى از آن ترتيب ميداد كه بدفتر دستورالعمل موسوم بود .
3 - دفتر اوراجه
اين دفتر راجع بمصارف بيوتات سلطنتى و مصارف فوقالعادهاى بود كه بخرج ولايت منظور نميگشت و از خزانهء مركزى پرداخته ميشد . بايد مستوفيها نظارت خود را در اين مصارف هم معمول دارند تا مخارج بيهوده و بدون حكمى از خزانهء دولت پرداخت نگردد . براى اجراى اين نظارت ، مستوفى بايد پشت فرمانهاى برقرارى حقوق جديد يا اضافه مواجب را مهر كند و سواد آنها را ضبط نمايد و برواتيكه بحوالهء خزانه صادر ميشد ، نيز بايد به مهر و ثبت مستوفى برسد تا حوالهء بيمدرك و حكم صادر نكنند و بغلط وجهى از خزانه دريافت ننمايند . دفترى كه سواد فرمانها در آن ضبط ميشد و بروات حواله در آن يادداشت ميگرديد ، بدفتر اوراجه يعنى دفتر متفرقه « 1 » موسوم بود .
4 - دفتر محاسبه
در هر سال بعد از ختم دورهء عمل ، بايد محاسبهء سال قبل صاحب - جمعان رسيدگى شود و مستوفى مكلف بود گذراندن حساب سال قبل ولايات قلمرو خود را ، از حاكم بخواهد . حاكم تمام قبوض و اسناد خرج حساب خود را يا خود يا بوسيلهء پيشكارش نزد مستوفى ميفرستاد . جمع اين محاسبه ، همان مبلغ جمع دستورالعمل بود مگر اينكه در عرض سال مقامات عاليهء دولتى تخفيفى بمالياتده يا بلوكى داده باشند كه در اين صورت تخفيف از آن كسر ميگشت يا بخرج صاحبجمع ميامد . خرج اين جمع همان مخارج دستورالعملى و قبضهاى رسيد وجه باقى دستورالعملى بخزانهدار بود ولى با اين قيد كه بايد قبض رسيدهاى مصارف و مواجب اشخاص تحويل مستوفى شود تا مستوفى دقتهاى لازم را در صحت صدور رسيدها به عمل آورد و محاسبه را تنظيم كند و اگر باقى داشته باشد ، حاكم نقدا بايد بخزانه بپردازد و قبض رسيد خزانه تحويل كند كه محاسبه باقى و فاضلى نداشته باشد .
بعد از اين اقدامات ، مستوفى محاسبهء نوشته حاضر را بدفترخانه ميبرد تا رسيدگى نهائى در آن به عمل آيد . مستوفى ضابط اسناد خرج حكما بايد در اين رسيدگى نهائى شركت كند و در ذيل كتابچهء اين محاسبه ، صحت محاسبه و تحويل گرفتن اسناد خرج را تصديق نمايد ، سپس بامضاى مستوفى الممالك و صدراعظم برسد و شاه آخر همه ذيل آن را صحه بگذارد و به حاكم صاحبجمع بدهند . كتابچهء اين محاسبه كه بامضاى همه رسيده بود ، مفاصاى صاحبجمع محسوب ميگشت كه هروقت در يكى از قلمهاى جمع يا خرج آن احيانا اختلافى ظاهر شود ، اصل و سواد آن در دست صاحبجمع و مستوفى حاضر باشد .
دفترى كه حاوى سواد محاسبهء سالهاى گذشتهء هر ولايت بود ، دفتر محاسبه موسوم بود .
دفتر اول و چهارم ( جز و جمع و محاسبه ) هر ولايت براى مستوفى آن ولايت از
هامش
( 1 ) - « اوارجه » يا « آوارجه » از آواره مشتق است كه اصطلاح دفترى قديم بوده و بمعنى متفرقه است .