حوالهء اين صاحبجمع ميشد ، نظارت ميكرد كه از حكم ما فوق و اندازهء لزوم تجاوز ننمايد و هر سال محاسبهء صاحبجمعان قلمرو خود را مينوشت و پس از تشخيص باقى و اداى آن از طرف صاحبجمع ، به او مفاصا ميداد .
1 - دفتر جز و جمع
مستوفى براى ايفاى اين وظائف خود چهار دفتر داشت .
در اين دفتر اسامى ايالات و ولايات كشور از آذربايجان تا يزد به ترتيب حروف تهجى نوشته شده و در ذيل هر ايالت و ولايت اسامى بلوكات باز برديف حروف تهجى بقلم آمده و زير هر بلوك اسامى نواحى و در هر ناحيه اسامى دهات ثبت گشته و ماليات آنها تشخيص شده بود . در ضمن عمل اگر ده تازهآبادى پيدا و ماليات جديدى برقرار ميشد ، بر آن افزوده و اگر دهى خراب شده يا شكستگى پيدا ميكرد و ماليات كلا يا بعضا به تخفيف مقرر ميگشت ، در آن دفتر يادداشت ميگرديد و هروقت كه اين محو و اثباتها زياد ميشد يا تصور ميرفت آبادى يا خرابى زيادى در بلوك يا ولايتى پيدا شده باشد ، به اطلاع مقامات بالاتر رسانده مميز ميفرستادند و جز و جمع تازهاى ميريختند و مدرك عمل قرار ميدادند و جز و جمع سابق را منسوخ ميكردند .
2 - دفتر دستورالعمل
مستوفى براى هريك از ولايات قلمرو خود ، هرساله دستورالعملى ( بودجهاى ) ترتيب ميداد . جمع اين دستورالعمل ، خلاصهء دفتر جز و - جمع ولايت و خرج آن ، مصارف محلى از قبيل جيره و مواجب شش ماههء افواج مرخصخانهء ولايت و مواجب كاركنان محلى و حق - الحكومهء حكام و اجمالا تمام مصارف دائمى اين ولايت بود . البته بعد از اين جمع و خرج اوليه ، مبلغى باقى ميماند . بعد از آن ، مصارفيكه بامر اولياى امور در اين سال بايد بخرج اين ولايت بيايد ، مانند جيره و مواجب افواجى كه در اين سال پادگان ( ساخلو ) ولايت را تشكيل ميدادند و همچنين مواجب رجال و اعيان و اشخاصيكه بموجب امر مقالات بالاتر حقوقشانرا از اين ولايت بايد دريافت دارند ، بخرج اين باقى منظور ميگرديد .
از اين جمع و خرج ثانى هم تفاضلى پيدا ميشد كه باقى تحت دستورالعمل موسوم بود . اين باقى وجهى بود كه بايد براى مصارف عادى و فوقالعادهء بيوتات سلطنتى و مخارج فوقالعادهء دولتى بخزانهء مركزى عايد گردد .
دستورالعمل هر ولايت قبل از عيد نوروز تمام ميشد و بامضاى مستوفى الممالك و صدر - اعظم و صحهء شاه ميرسيد و براى حكام ميرفت كه از روى آن مالياتها را وصول و مصارف را پرداخت كنند و باقى تحت دستورالعمل را بخزانه برسانند . براى تشخيص هويت اشخاصى كه در مركز بودند و حقوق آنها بخرج ولايت ميآمد چون هرساله قابل انتقال بود و همچنين براى اينكه در سر محاسبه شكى دررسيد وجه به صاحب حقوق نماند ، صاحبان حقوق قبض رسيدى از حقوق خود مينوشتند . حاشيهء آن قبض بتصديق مستوفى كه « . . .
مبلغ حقوق . . . بخرج دستورالعمل . . . منظور شده است » ميرسيد و حاكم اين قبض را ضبط ميكرد و مواجب او را ميپرداخت و اين قبض را در موقع گذراندن محاسبه و گرفتن مفاصا بخرج خود ميگذاشت .