با اينهمه از معدود اسنادى كه در دست است ، اينطور برمىآيد ، كه اين اسناد به شيوهء معين و خاصى انشاء مىشده است . از يكنواختى انشاء اسناد ، كه در ترجمهء آنها نيز مشهود است ، مىتوان نتيجه گرفت ، كه پيشنويسهاى دقيق يعنى دفتر پيشنويسى موجود بوده است . متأسفانه ، به استثناء يك فرمان مالياتى ، تمام اسناد كامل ديگر كه موجود است جنبهء سياست خارجى دارد ، و به همين سبب تنها دربارهء اين اسناد است ، كه مىتوان سخن گفت .
در آغاز اسناد ، به پيروى از سرمشق كهن مغولى ، جملهء « با تأييدات خداوند جاودان » نوشته مىشد ، و در دوران زمامدارى فرمانروايان مسلمان
« بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمنِ الرَّحِيمِ » *
اضافه گرديد . فرستنده و گيرندهء سند و يا مكتوب مختصرا و به سادگى ذكر مىگرديد : به فرمان فرمانروا به ( مثلا سلطان مصر ) . نام فرمانرواى مغول در دوران كيوك ذكر نمىشد « 1 » . اما اين نام از سال 674 ه . ق . به بعد در اسناد ذكر مىگرديد .
در متن سند مخاطب به صورت سوم شخص مىآمد « 2 » . نام خداوند و فرمانروا بهطور مشهود درشتتر از كلمات ديگر نوشته مىشد . كلمهء قاآن را نيز از سال 678 ه . ق . به بعد در اول سطر قرار مىدادند . تاريخ در پايان سند و يا مكتوب نوشته مىشد « 3 » . كاغذ اسناد به پيروى از چينىها طولانى و باريك بود « 4 » . قواعد دقيق براى خوشنويسى و تزئين اسناد موجود نبود ، و اين امر منشيان مصرى را بسيار متعجب مىكرد « 5 » .
ما در مورد قوانين و شيوهء كار دبيرخانهء دولت تنها از اصولى مطلع هستيم كه غازان تدوين كرده است . از نحوهء گزارش القلقشندى مىتوان دريافت ، كه اين اصول به مورد اجرا درآمده است . ايلخان فرمان داد ، كه اسناد فقط از طرف دبيرخانه صادر گردد « 6 » ،
هامش
( 1 ) -Pelliot , Papes a 13( 2 ) - از جمله مكتوب احمد به سلطان مصر . سلطان مصر نيز در پاسخ خود از ايلخان تقليد مىكند : مفضل ج 2 : 514 - 511 ؛ همچنين غازان ؛ مقريزى / كاترمر ج 2 : 2 ، 289 ص ب ؛ قلقشندى ج 8 : 72 - 63 ؛ ابو سعيد :Pelliot , Doc . Teh . 37( 3 ) -Pelliot , Papes a 27 - 29( 4 ) - مفضل ج 2 : 500 .
( 5 ) - قلقشندى ج 8 : 63 ص ب ، مفضل ج 2 : 500 . - ر ك : وصاف / بمبئى 118 - 113 ؛ مقريزى / كاترمر ج 2 : 1 ، 159 :
نامهء احمد به قلاوون .
( 6 ) - رشيد الدين / وين 328 ر .