تشكيلاتى بود كه متناسب با وضع آن دولت و كيفيت فرمانروائى و طرز اداره و كشوردارى آن به وجود آمده بود . بنابراين دوام و بقاء آن هم مرهون وجود چنان دولتى با همان ويژگيهاى سياسى و فرهنگى آن بود ؛ و چون خلافت عربى چنان حالتى را نداشت از آن‌رو كه هنوز خوى بيابانى بر آن غلبه داشت بدين سبب دبيرخانهء آن دولت كه بعدها به عنوان ديوان رسائل خوانده شد با زوال آن دولت از ميان رفت و در دوران خلفا به تدريج و گام‌به‌گام برحسب نياز و ضرورت و به نسبت پيشرفت فرهنگ حاكمان رفته‌رفته به دستگاه حكومت راه يافت ، و هرچند اين راه‌يابى هم در برخى موارد صورت موقتى داشت نه دائم . زياد پسر سميّه از نخستين سازمانهايى كه از دولت ساسانى به دستگاه خلافت راه يافت بايد از ديوان زمام و خاتم نام برد كه وصف آن در دبيرخانهء ساسانى گذشت . نخستين كس از كارگزاران خلافت كه چنين ديوانى را در دستگاه خود تأسيس كرد زياد كارگزار معاويه در عراق بود ، « 1 » و نخستين خليفه‌اى هم كه آن را در دستگاه خلافت معمول ساخت معاويه بود كه او هم به اشارهء زياد و در هنگامى كه نيازى بدان احساس كرد آن را در شام تأسيس نمود . زياد به جز اين ديوان ، ديوانهاى ديگر و آيينهاى ديگرى را هم از دربار ساسانيان به دستگاه خود در عراق و دستگاه خلافت در شام منتقل ساخت . و اين بدان سبب بود كه وى از دوران نوجوانى خود كه با نخستين دستهء اعراب به منطقه ابلّه و ميشان در حوالى بصره و جنوب ايران آمد تا اين تاريخ كه به امارت تمام ايران منصوب شده بود پيوسته در اين منطقه و در ديوان خراج آنجا به كار اشتغال داشت و در امور ديوانى تجاربى اندوخته بود و از آگاهان و شايد هم آگاه‌ترين فردى از حاكمان عرب به آيين و رسوم ديوانى ايران به شمار مىرفت .

--> ( 1 ) . فتوح البلدان ، ص 569 . بلاذرى از مدائنى روايت كرده كه زياد بن ابى سفيان نخستين كس از عرب است كه به تقليد ايرانيان براى خود ديوان زمام و خاتم برگزيد .