همين يك لفظ شكوه و جلال و ابّهت دربار شاه را مىنمايانند . در دفاتر اين شعبه مشخصات كامل و وظايف كلّيهء سپاهيان اعم از افسران ارشد و جزء ، با تاريخ ورود آنان به خدمت ارتش درج شده است . حقوق خدمتگران و افراد سپاهى از روزى قابل پرداخت است كه نامشان در اين دفتر ثبت شده باشد . بنابراين اسم كلّيهء كسانى كه شاه به خدمت مىپذيرد يكان يكان با مشخصات كامل در اين دفتر درج مىگردد ، و حقوق روزانه هيچ يك بيش از يك سو نيست .
جز دفتر ثبت اسامى خدمتگران نام ديگرى نيز به اين شعبه مىدهند و آن دفتر سركار است كه منظور از آن دبيرخانهء پادشاه مىباشد . زيرا بايد نام همهء خدمتگران و مباشران شاه بىهيچ تفاوت و كم يا زياد در دفتر مخصوص اين شعبه ثبت شود .
اينها كه برشمردم نام شعبههاى اصلى دفترخانهء خاصه يعنى سرزمين يا ممالك و به مفهوم ديگر قلمرو يا ايالت مىباشد ؛ و چون دفترخانهء خاصه با دفترخانه ممالك داراى دواير همانند با اسامى شبيه يكديگر ، و كاركنان و مباشرانى برابر مىباشد لقبى به هر كدام داده مىشود تا از يكديگر متمايز شوند . مثلا براى مشخّص كردن سومين دايرهء ديوان ممالك آن را دفتر سركار ممالك مىنامند . زيرا در اين دفتر وظايف مباشران و جمله سپاهيانى كه در اقصى نقاط كشور به هزينهء مردمان نگهدارى مىشوند معيّن مىشود .
هر يك اين شعبهها رئيسى جداگانه دارد كه صاحب يا استاد يا صاحب اختيار ناميده مىشود فى المثل به رئيس دايرهء اول صاحب توجيه
Sahebtauzy , e
مىگويند . افزون بر اين مأموران و افسران ارشدى هستند كه بر كليهء دفاتر ديوان نظارت دارند ، و آنان سهاند ، يكى داروغه كه وظيفهاش انتخاب حسابداران و اجراى فرامين و دستورهاى رئيس است . دو ديگر ناظر يا مراقب كه سمت بازرسى دواير مىباشد . به سخن ديگر مغز متفكر و نيروى محرّك اين سازمان بزرگ و وسيع مىباشد ، و بيشتر از ديگران سوء استفاده مىكند ، و زودتر از كارمندان ديگر ثروتمند مىشود .
ميان اين دو ديوان دو نكتهء قابل توجه و امعان نظر وجود دارد . نخست اين كه با شيوه معمول سراسر كشور به چهار منطقه ، به عبارت ديگر به چهار طبقه تقسيم مىگردد ، و هر يك از ولايات جزو يكى از اين مناطق درمىآيد . اين مناطق يا استانها عبارتند از عراق ، فارس ، آذربايجان و خراسان كه ما فرانسويان نام آنها را به ترتيب