دو دفترخانه خاصه ، و ديگرى دفترخانه كلّ ممالك نام دارد . كلمهء خاصه عربى و به معنى اختصاصى و شخصى است ، و مفهوم ممالك كلّيهء ايالات و ولاياتى است كه مجموعا كشور شاهنشاهى ايران را تشكيل مىدهند . لفظ دفتر نيز عبرى و به معنى برگ صورت حساب ، لوح مىباشد « 1 » ؛ زيرا پيش از آنكه ساختن كاغذ معمول شود مردم براى نوشتن از لوح استفاده مىكردند . يونانيان كلمهء دفتر را در بيان همين مفهوم به كار مىبردند ، و در زمان حاضر لفظ دفتر در سراسر مشرق زمين به معنى صورتحساب و كتابچه ثبت محاسبات استعمال مىشود .
دفترخانهء كلّ ممالك گرچه از جهاتى بر دفترخانهء ديگر مقدم است ، اما دفترخانهء خاصه به سبب اين كه دايرهء وظايف و فعاليتهايش دامنهدارتر و وسيع است اختيارات و سلطه و نفوذ بيشتر دارد . هر يك از اين دو دفتر داراى سه شعبهء مهم مىباشد ، و در هر كدام شصت منشى و مباشر كه در صفحات آتى به شرح وظايف آنان مىپردازم ، به كار اشتغال دارند . شعبهء نخست دفترخانه خلاصه ناميده مىشود كه به معنى فاضلتر و كاملتر ، و در اين جا اختصاصا به مفهوم استوارتر و مطمئنتر است .
زيرا به مثابهء روزنامهء رسمى است كه در آن كلّيهء درآمدهاى روزانه و هر نوع عوايد ثبت ، و انواع حوالهها نگهدارى مىشود ؛ و شعبهء دوّم دفترخانه توجيه ناميده مىشود كه به مفهوم دفتر مخصوص متصديان هزينه است . زيرا مهمترين وظايف مسؤولان اين شعبه تفويض و تسليم براتهايى است كه به پرداخت حقوق يا هزينههاى ضرورى ديگر اختصاص يافته است . افزون بر اينها يك دفتر كل براى ثبت درآمدهاى شاه وجود دارد كه همانند دفاتر روزانه است . صورت ريز درآمدها و نام متصديان آنها ، همچنين افزايش يا كاهش درآمدهاى شاه كه هر سال عارض مىشود ، و صورت كلّيه بدهكاران ، و براتهايى كه موظّف به پرداختن آن مىباشند در آن منعكس شده ، به سخن ديگر كلّيهء دفاتر خاصه در اين اداره بايگانى مىشود .
سومين شعبهء دفترخانه لشكرنويس نام دارد . ايرانيان براى بيان و معرفى كردن افراد سپاهى فقط يك كلمه به كار مىبردند ، و آن لفظ لشكر است ، و با بر زبان آوردن
هامش
( 1 ) در زبان عبرى كلمهء دفتر وجود ندارد . اين كلمه را از زبان عربى گرفتهاند و دوتر تلفظ مىكنند ، و در اصل در هر دو زبان به معنى پارشمنهايى است كه در نوشتن به كار مىبردند ، و مجموعهاى از صفحات پوست دباغى شده كه ايرانيان در زمانهاى قديم به صورت كتاب درمىآوردند و محاسبات خود را رقم مىكردند . اصل كلمه يونانى است و تازيان معرّب كردهاند .