بنياد دفتر
عمر بنياد دفتر را از ايرانيان تقليد كرد ، دفتر سپاه براى نوشتن نام سپاهيان و ميزان مقررى آنها بنياد شد و دفتر خراج براى ثبت درآمد دولت و مقررى مسلمانان بوجود آمد . بروزگار بنى - اميه كارها به چهار دفتر يا چهار اداره اصلى انحصار يافت : اول دفتر خراج ، دوم دفتر نامهها كه رئيس آن دفتر عهدهدار مراقبت نامههاى ولايات بود ، سوم دفتر مستغلات يا درآمدهاى مختلف دولت ، چهارم دفتر خاتم كه از دفترهاى مهم بود و بروزگار معاويه بنياد شد كاركنان اين دفتر از فرمانهاى خليفه نسخه برميداشتند و آن را نخ ميكشيدند و موم ميچسبانيدند و با مهر رئيس دفتر مهر ميزدند و نگاه ميداشتند و اين كاريست كه اكنون در دفتر بايگانى انجام مىشود .
بنياد دفتر خاتم از آنجا بود كه معاويه حوالهاى به مبلغ صد هزار درهم به مردى داد كه از زياد بن ابيه فرماندار عراق بگيرد ، آن مرد نامه را بخواند زيرا نامهها سرگشاده و بيمهر بود و صد هزار را دويست هزار كرد ، وقتى زياد حساب خود را به معاويه داد گفت :
" من فقط صد هزار درهم حواله دادم " و صد هزار درهم را از آن مرد پس گرفت و ديوان خاتم را بنياد كرد و پس از آن نامهها سربسته بود تا كسى مضمون آن را نداند و آن را تغيير نتواند داد .
مهر زدن نامهها و حوالهها پيش از آن نيز معمول بود ، وقتى پيغمبر ميخواست به هرقل امپراطور روم نامه بنويسد به دو گفتند عجمان نامهء بىمهر نميپذيرند ، براى پيغمبر مهرى از نقره ساختند كه نقش آن " محمد رسول الله " بود . پس از پيغمبر ابو بكر و عمر و عثمان نيز نامههاى خود را با آن مهر ميزدند تا وقتى كه مهر از دست عثمان بچاه اريس افتاد و مهرى ديگر نظير آن بساخت . بروزگار عباسيان نامه را با مهر سلطان مهر ميزدند .
مهر را با گل سرخ كه در آب حل ميشد و گل مهر نام داشت ميآلودند و روى نامه از آنطرف