اين كلمه در دوره‌هاى بعد فهميده مىشود خزانهء كتب يا به اصطلاح امروز كتابخانه يا بايگانىست و در دوران اسلامى متصدى آن را « خازن » مىگفته‌اند . خازن هرچند از طبقهء دبيران نبوده ولى هميشه از ميان بزرگان و معتمدان با شرايطى سخت برگزيده مىشده ، چه همهء اسرار دولت در اختيار او مىبوده و به همين سبب از شرايط وى اين بوده كه در حد اعلاى امانت و نزاهت نفس باشد . شرحى را كه قلقشندى دربارهء چگونگى ثبت و ضبط نامه‌هاى مهم در اين ديوانها از مؤلفى قديمتر از خود « الصورى » نقل كرده ، كم‌وبيش بر كليات كار اين دبيرخانه در دوره‌هاى قديمتر نيز قابل انطباق است . به موجب اين شرح ، وقتى كه اين‌گونه نامه‌هاى مهم مثل نامه‌هايى كه مىبايستى به پادشاهان يا يكى از بزرگان دولت نوشته شود يا فرمانهايى كه مىبايستى از سوى شاه صادر گردد ، آماده مىشد ، آن را به نسخه‌بردار مىداده‌اند تا رونوشتى از آن كلمه به كلمه بردارد و بر بالاى آن بنويسد : « رونوشت نامهء فلان به تاريخ فلان » و آن‌گاه آن را براى ضبط به خازن مىسپرده‌اند . دربارهء نامه‌هايى هم كه از اين نوع به دبيرخانه مىرسيده ، بدين‌گونه عمل مىشده كه چون پاسخ آنها آماده مىشده همان منشى كه پاسخ را آماده كرده بود به خط خود بر بالاى آن مىنوشته : « اين نامه از سوى فلان در فلان تاريخ رسيده و در فلان تاريخ پاسخ آن نوشته شده » . و اگر نامهء رسيده پاسخى نداشته ، مىبايستى به خط صاحب ديوان بر آن نوشته شود كه « اين نامه را پاسخى نيست » و سپس بايگانى شود . چنين نوشته‌اى را بر اين قبيل نامه‌ها براى رفع مسؤوليت از خازن لازم مىشمرده‌اند . « 1 » در اين‌جا اين مطلب هم گفتنىست كه ثبت فرمانها و نگهدارى نسخه يا خلاصه‌اى از آنها را در دبيرخانهء شاهى ايران سابقه‌اى قديمتر از دوران ساسانى بوده و سابقهء آن را در دوران هخامنشى هم مىتوان يافت . در تورات به نامه‌اى اشاره شده كه رؤساى يهود به داريوش شاه هخامنشى نوشته و درخواست كرده‌اند كه دستور دهد تا در كتابخانهء سلطنتى جست‌وجو شود فرمانى را كه

--> ( 1 ) . صبح الاعشى ، ج 1 ، ص 135 - 136 .