بنابراين جزء اصطلاحات عام ديوانى شده و مأنوس گرديده است . روايت بلاذرى چنين است . « حدثنى المفضّل اليشكرى و ابو الحسن المدائنى عن ابن جابان عن ابن المقفع قال : كان ملك الفرس اذا امر بامر و قعّه صاحب التوقيع بين يديه ، وله خادم يثبت ذكره عنده فى تذكرة تجمع لكل شهر فيختم عليها الملك خاتمه ، و تخزن ، ثم ينفذ التوقيع الى صاحب الزمام و اليه الختم ، فينفذه الى صاحب العمل ، فيكتب به كتابا من الملك و ينسخ فى الاصل ثم ينفذ الى صاحب الزمام فيعرضه على الملك ، فيقابل به ما فى التذكرة ثم يختم بحضرة الملك او اوثق الناس عنده » . « 1 » يعنى : « پادشاه ايران وقتى به كارى فرمان مىداد صاحب توقيع آن را در حضور وى به صورت توقيع مىنوشت . صاحب توقيع را كارمندى بود كه يادداشت وى را در حضور او در تذكره‌اى كه نزد او بود ثبت مىكرد و در آخر هر ماه شاه‌مهر خود را بر آن تذكره كه دربردارندهء صورتى از همه توقيعهاى صادر در آن ماه بود مىنهاد و آن را به خزانه مىسپردند . اما اصل توقيع نزد صاحب زمام كه مهردار هم بود فرستاده مىشد و او آن را نزد صاحب عمل مىفرستاد و او به مضمون آن توقيع نامه‌اى از سوى شاه مىنوشت و آن را همراه با اصل نزد صاحب زمام مىفرستاد و صاحب زمام هم آن را بر شاه عرضه مىكرد و با آنچه در تذكره بود مقابله مىشد و آنگاه در حضور شاه يا كسى كه بيش از همه مورد اعتماد شاه بود آن را مهر مىكردند » . براى روشن‌تر شدن معناى اين عبارت و نوع كار و وظائفى كه بخشهاى مختلف دبيرخانه و سران سرشناس آن برعهده داشته‌اند چند توضيح دربارهء عنوانهايى كه در آن به كار رفته لازم به نظر مىرسد كه در زير مىآيد :

--> ( 1 ) . فتوح البلدان ، ص 569 .